Số hóa các tài liệu lịch sử – hướng đi đã rộng mở 

187

VNTN – Gần đây, người dân đã khá quen với các cụm từ “cách mạng 4.0”, “chuyển đổi số”, “chính phủ số”,… Tỉnh ủy Thái Nguyên cũng đã ban hành Nghị quyết số 01-NQ/TU (nghị quyết đầu tiên của nhiệm kỳ này) về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030. Như vậy, có thể thấy xu thế của thời đại cũng như định hướng chiến lược của Quốc gia, của Tỉnh đều coi trọng, nhấn mạnh tới công cuộc chuyển đổi số. Bài viết này phân tích một góc nhỏ về ứng dụng chuyển đổi số trong đời sống xã hội: Số hóa các tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh.


Bìa một số cuốn sách lịch sử đã được xuất bản (ảnh minh họa).

1. Chứng minh “địa chủ kháng chiến” cho ông Chu Quang Châu

Đó là câu chuyện xảy ra cuối năm 2018, khi tác giả bài viết đang là Trưởng phòng Lý luận chính trị – Lịch sử Đảng (Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy).

Khi ấy, Hội đồng tư vấn xét, công nhận người hoạt động cách mạng của tỉnh có giao nhiệm vụ cho Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy thẩm định hồ sơ đề nghị công nhận “Cán bộ Tiền khởi nghĩa” đối với ông Chu Quang Châu, xã Bình Sơn, TP. Sông Công. Vướng mắc trong trường hợp này là một đơn vị thành viên của Hội đồng đã thu thập được tài liệu “Danh sách địa chủ, phú nông đề nghị thay đổi thành phần” của xã Bình Sơn, huyện Đồng Hỷ (tháng 7/1958) lưu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử – Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Thái Nguyên (Trung tâm Lưu trữ tỉnh), trong đó ghi nội dung ông Chu Quang Châu “vẫn là địa chủ”, “không phục tùng nhân dân”, “nghi vấn chính trị” sau khi được hạ thành phần xuống “địa chủ kháng chiến” trong cải cách ruộng đất. Nếu văn bản này có giá trị thực hiện thời kỳ đó thì ông Châu sẽ không đủ điều kiện công nhận Cán bộ Tiền khởi nghĩa.

Tỉnh Thái Nguyên khi đó có quy định các cuốn sách lịch sử trên địa bàn tỉnh đều phải qua hội đồng thẩm định của tỉnh, do Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy thành lập, vì vậy, Ban có một đội ngũ cộng tác viên là những nhà nghiên cứu lịch sử hàng đầu của tỉnh tham gia. Tuy nhiên, với trường hợp ông Chu Quang Châu thì hầu như các thành viên Hội đồng thẩm định đều đã “bó tay” bởi… “giấy trắng mực đen”! Xin nói thêm, trong cuốn Lịch sử Đảng bộ xã Bình Sơn 1946 – 2006 (căn cứ để xét công nhận ông Châu là cán bộ Tiền khởi nghĩa), nội dung ghi như sau: “ông Chu Quang Châu, quy địa chủ cường hào, gian ác, vì làm chánh tổng, phát canh tô; sửa sai hạ xuống thành phần địa chủ kháng chiến, vì không phải là gian ác, bản thân tham gia kháng chiến”. Nhưng, tài liệu quan trọng nhất làm căn cứ để ghi nội dung trên vào cuốn sách, đó là “Quyết nghị sửa thành phần” (số 1976/NC, ngày 19/11/1957) của Ủy ban Hành chính tỉnh Thái Nguyên với nội dung như trên lại không có chữ ký và con dấu, dù được lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Trong khi đó, tài liệu mang tính chất không cho thay đổi thành phần xuống địa chủ kháng chiến thì có chữ ký và đóng dấu của Ủy ban hành chính xã Bình Sơn kèm chữ ký và lời phê “Đã xét duyệt” của Chủ tịch UBHC huyện Đồng Hỷ Trịnh Xuân Điền và cũng nằm trong Trung tâm Lưu trữ nói trên.

Tài liệu “Danh sách địa chủ, phú nông đề nghị thay đổi thành phần” của xã Bình Sơn, huyện Đồng Hỷ lập tháng 7/1958 gây bất lợi cho trường hợp của ông Chu Quang Châu khi xét công nhận người có công (ảnh đã khoanh đánh dấu để minh họa).

Thật may mắn, khi đó với cương vị Trưởng phòng của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, phụ trách công tác tham mưu về lịch sử Đảng nên tôi được phân quyền truy cập từ máy tính ở phòng làm việc vào thẳng kho dữ liệu lịch sử (những tài liệu đã được số hóa) của Tỉnh ủy (Kho lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy). Đây là một thuận lợi lớn vì tôi có thể chủ động truy cập, tìm kiếm bất cứ thời gian nào, kể cả ngoài giờ, ngày nghỉ, miễn là sử dụng máy tính có mạng LAN tại cơ quan. Tôi đã tỉ mẩn rà soát các văn bản về cải cách ruộng đất trong thời gian đó, và như “reo lên sung sướng” khi tìm được Nghị quyết của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, số 257-NQ/TU, ngày 8/12/1956 “Họp Thường vụ thảo luận tiến hành công tác sửa sai”. Nghị quyết ghi rõ: “Quyền hạn duyệt sửa sai: Duyệt thành phần do huyện nhưng Tỉnh ủy phân công các Tỉnh ủy viên xuống tham gia duyệt, chính quyền tỉnh ra quyết nghị”.

Tôi tìm thêm và đối chiếu với một số tài liệu khác để “dựng lại lịch sử”: Báo cáo số 22-BC/TN, ngày 26/4/1957 của Tỉnh ủy về “Công tác lãnh đạo sửa sai của Tỉnh trong thời gian 10 ngày từ 15-4 đến 25-4-57” cũng ghi “sau hội nghị này Tỉnh ủy đến xét duyệt sửa chữa thành phần toàn bộ cho 5 xã là Quyết Thắng, Thành Công (Đồng Hỷ), xã Lục Ba (Đại Từ), Yên Ninh, Phấn Mễ (huyện Phú Lương)…”. Báo cáo số 64/BC-TN, ngày 26/10/1957 của Tỉnh ủy Thái Nguyên “Về ưu khuyết điểm trong công tác lãnh đạo của Tỉnh ủy từ đầu năm 1957 đến tháng 9 năm 1957” cũng có đoạn viết: “Về lề lối làm việc: Việc duyệt phú nông, đáng lẽ để huyện duyệt, tỉnh cũng bắt mang lên tỉnh duyệt”

Như vậy, các văn bản trên đã cho thấy: trong Cải cách ruộng đất, thẩm quyền quyết định việc hạ thành phần từ “địa chủ cường hào, gian ác” xuống “địa chủ kháng chiến” ở Thái Nguyên là do cấp tỉnh thực hiện (Ủy ban Hành chính tỉnh ra quyết định); cấp huyện chỉ được duyệt thành phần phú nông. Do đó, tài liệu “Danh sách địa chủ, phú nông đề nghị thay đổi thành phần” của Ủy ban hành chính xã Bình Sơn lập tháng 7/1958 kèm chữ ký và phê duyệt của Chủ tịch UBHC huyện Đồng Hỷ mới là văn bản đề nghị chứ không phải là quyết định chính thức về việc thay đổi thành phần địa chủ với ông Chu Quang Châu. Còn Quyết định sửa thành phần của Ủy ban Hành chính tỉnh Thái Nguyên đối với ông Chu Quang Châu (số 1576/NC, ngày 15/4/1957) tuy về thể thức không có chữ ký và đóng dấu, song được lưu trữ trong Trung tâm lưu trữ tỉnh lại phù hợp với Nghị quyết số 257-NQ/TU, do vậy có giá trị làm một trong những căn cứ viết lịch sử Đảng bộ xã Bình Sơn (Ban biên soạn còn phải căn cứ vào các nguồn tài liệu khác nữa).

Với những chứng cứ và lập luận như vậy, tại Hội đồng Thẩm định nhân vật lịch sử là người hoạt động cách mạng do Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy tổ chức tại xã Bình Sơn ngày 30/11/2018, Hội đồng đã nhất trí biểu quyết: Nội dung viết về ông Chu Quang Châu trong cuốn Lịch sử Đảng bộ xã Bình Sơn 1946 – 2006 là chuẩn xác, có căn cứ khoa học. Ông Chu Quang Châu là “Địa chủ kháng chiến” như đã ghi trong sách lịch sử đảng bộ địa phương. Với kết quả này, sau đó Hội đồng tư vấn xét, công nhận người hoạt động cách mạng của tỉnh đã công nhận ông Chu Quang Châu là “Cán bộ Tiền khởi nghĩa”.

Từ sự việc này cho thấy, nếu không có kho tư liệu đã được số hóa của Văn phòng Tỉnh ủy và kho tư liệu đó không được chia sẻ trên mạng nội bộ thì rất có thể các nhà khoa học lịch sử đã không tìm được tài liệu để “minh oan” cho ông Chu Quang Châu, và ông Châu sẽ không được công nhận là “Cán bộ Tiền khởi nghĩa”.

2. Nhìn sang… nước Pháp

Tôi băn khoăn tự hỏi: Không rõ ở nước ngoài, nhất là các nước văn minh ở châu Âu họ có quan tâm đến việc bảo quản, lưu giữ, số hóa các tài liệu lịch sử hay không. Đem băn khoăn này hỏi một cộng tác viên của Tạp chí Văn nghệ Thái Nguyên đang là chuyên viên di sản, công chức của Chính phủ Pháp, sống tại TP. Besancon, tỉnh Doubs, Cộng hòa Pháp – chị Quyên GAVOYE – tôi đã có câu trả lời rất thú vị, đáng để chúng ta cùng suy nghĩ.

Bên trong Thư viện Bảo tồn và nghiên cứu, TP Besancon, tỉnh Doubs, nơi có tổng cộng 32km tài liệu lưu trữ. Ảnh: Quyên GAVOYE.

Nói về công tác số hóa và khai thác các tài liệu lịch sử ở nước Pháp, cụ thể là tại TP. Besancon nơi chị đang sinh sống, chị Quyên GAVOYE cho hay: Ở Pháp, người ta rất quan tâm đến việc lưu giữ và khai thác, phát huy giá trị của các tài liệu lịch sử. Các tài liệu đã lưu trữ trên 70 năm, tức là tài liệu rơi vào lĩnh vực sở hữu toàn dân sẽ được số hóa và có nhiều cách thức để cho người dân tiếp cận. Hằng năm, Chính phủ Pháp phải bỏ ra một số tiền không nhỏ để tài trợ cho hoạt động đó.

Một ví dụ mà chị Quyên đưa ra: Riêng tài liệu của mật thám Pháp về Hồ Chí Minh, đã có khoảng gần 10.000 trang, nhưng mới được số hóa, công bố khoảng 900 trang (nghĩa là chưa đến 1/10). Số còn lại, chưa làm được có lẽ vì họ chờ ngân sách của Nhà nước Pháp, hoặc phía Việt Nam tài trợ, vì ở nơi lưu trữ họ không có mục đích chính trị trong hoạt động chuyên môn này.

Nhìn chung, ở Pháp, những nơi lưu trữ các tài liệu lịch sử nếu có điều kiện họ đều số hóa và chia sẻ trên internet. Tất nhiên, do số lượng quá lớn nên có thứ đã “úp” (tải lên), có thứ phải chờ. Phần lớn là được truy cập, lấy tài liệu xuống tự do, nhưng cũng cố một số nơi họ chỉ cung cấp danh sách tài liệu hoặc đưa lên một phần tài liệu để giới thiệu. Ai có nhu cầu, đòi hỏi cao hơn thì phải đến tận nơi, làm thẻ hoặc trả một khoản phí nhỏ. Đối với các nhà nghiên cứu lịch sử, học sinh, sinh viên… thì họ thường đến tận nơi, trực tiếp quan sát để thấy hết được những giá trị của tài liệu gốc.

Cách giảng dạy lịch sử cho học sinh của Pháp cũng khác ở Việt Nam. Ở cấp 1 học sinh đã được học lịch sử, nhưng hầu như không học tập trung, và cũng không gọi là môn “Lịch sử”, mà được lồng ghép vào môn “Giáo dục văn hóa”. Là môn chính thức trong chương trình, nhưng cách giảng dạy lại khá giống với các môn học ngoại khóa ở Việt Nam. Nhà trường sẽ phối hợp với các đơn vị, tổ chức, thậm chí là doanh nghiệp có khả năng thực hiện chương trình này và đưa học sinh đến đó nghe kể chuyện, tham quan thực tế, sau đó viết thu hoạch, nêu lên những hiểu biết, suy nghĩ, cảm nhận của mình. Chị Quyên GAVOYE cũng rất hay được hướng dẫn học sinh như vậy, mặc dù chị không phải là giáo viên.

Một giờ học thực tế của học sinh cấp 1 ở Cộng hòa Pháp. Ảnh: Quyên GAVOYE.

Chị Quyên còn cho biết: việc tuyên truyền, quảng bá lịch sử ở Pháp cũng khá giống ở Việt Nam. Cứ vào dịp kỷ niệm một sự kiện lịch sử nào đó, tùy mục đích của từng năm họ sẽ quảng bá dưới nhiều dạng: bưu thiếp, trên mạng, túi xách cho các cửa hàng khi người đến mua đồ… Nhưng theo quan sát, họ làm rất thiết thực và hiệu quả.

Cách đây 8 năm, nhóm của chị Quyên đã thành công vang dội trên toàn nước Pháp sau khi tổ chức quảng bá một bộ sách vẽ động vật đầu tiên của các nhà sinh vật học. Bộ sách có hơn 400 năm lịch sử, cỡ to và giới thiệu gần như đầy đủ các loài động vật hoang của vùng rừng già Amazone (thời đó chưa có máy ảnh và các nhà khoa học đã phải đi khắp nơi để tìm hiểu, ghi chép và vẽ lại để minh họa). Nhóm của chị tổ chức quảng bá trên cả các trang mạng, cả ở trường học, bảo tàng… nhờ đó đã thu hút một lượng lớn khán giả quan tâm, kéo được một lượng khách du lịch đến thành phố đông kỷ lục!

Như vậy có thể thấy, ở một quốc gia phát triển như Pháp, chính phủ rất quan tâm đến công tác tuyên truyền, giáo dục lịch sử và công tác bảo tồn, phát huy giá trị của các tài liệu lịch sử bằng nhiều cách thức khác nhau, trong đó có việc coi trọng số hóa các tài liệu lịch sử.

3. Số hóa tài liệu lịch sử góp phần thực hiện chuyển đổi số

Nghị quyết số 01-NQ/TU, ngày 31/12/2020 của Tỉnh ủy đã nêu rõ “…tiến tới xây dựng chính quyền số; phát triển kinh tế số, xã hội số và thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh theo hướng ứng dụng công nghệ số, hình thành các doanh nghiệp công nghệ số có sức cạnh tranh trên thị trường; phấn đấu đưa Thái Nguyên trở thành trung tâm chuyển đổi số của khu vực trung du miền núi phía Bắc…”.

“Ngành Tuyên giáo phải đi đầu và thực hiện có hiệu quả chuyển đổi số, vì chúng ta có những lợi thế so với các ngành khác” – ông Vũ Duy Hoàng, Ủy viên Ban Thường vụ, Trưởng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy khẳng định như vậy tại Hội nghị Sơ kết công tác tuyên giáo 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2021. “Số hóa các dữ liệu lịch sử là một ví dụ. Như bộ sách Lịch sử Đảng bộ tỉnh Thái Nguyên 3 tập, giai đoạn từ 1936 đến 2020 sắp xuất bản tới đây, ngoài việc in ấn để phát hành một lượng nhất định, còn lại cũng sẽ được số hóa và chia sẻ qua mạng internet”, ông Vũ Duy Hoàng chia sẻ. Đây là một tín hiệu rõ ràng nhất về việc số hóa các tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh mà ngành Tuyên giáo tỉnh đã tính đến từ năm 2018, sau khi có Chỉ thị số 20-CT/TW, ngày 18/01/2018 của Ban Bí thư về tiếp tục tăng cường, nâng cao chất lượng nghiên cứu, biên soạn, tuyên truyền, giáo dục lịch sử Đảng.

 Tôi nhớ, khi đó Ban đã đăng ký tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy xây dựng Đề án Số hóa tư liệu lịch sử Đảng bộ tỉnh Thái Nguyên và đã hoàn thành đề cương, nhưng sau đó do sắp xếp lại tổ chức, bộ máy, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quy định mới của Trung ương, tháng 8/2019 Ban đã có văn bản đề nghị Thường trực Tỉnh ủy giao Văn phòng Tỉnh ủy là cơ quan tiếp tục tham mưu xây dựng Đề án này. Có thể hiểu, việc số hóa tư liệu lịch sử Đảng bộ sẽ được tích hợp với việc “số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội’, một nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy thực hiện theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng. Nội dung này trên thực tế đã được thực hiện nhiều năm nay, mà việc truy xuất tài liệu phục vụ việc xét công nhận Cán bộ Tiền khởi nghĩa đối với ông Chu Quang Châu nêu trên là ví dụ điển hình.

Các tư liệu lịch sử ở Ban Tuyên giáo cần được số hóa và chia sẻ trên internet. Tùy đối tượng truy cập mà phân quyền, cấp mật khẩu để khai thác những tài liệu phù hợp. Giống như cái kho có khóa, ai có chìa thì tự vào lấy, không phải xin phép.

(Ông Vũ Duy Hoàng, Ủy viên Ban Thường vụ, Trưởng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy).

 Tuy vậy, nếu không xây dựng chương trình, đề án, hoặc Kho lưu trữ của Văn phòng Tỉnh ủy không có kế hoạch mở rộng phạm vi tài liệu lịch sử cần số hóa và lưu trữ, thì lượng “hàng hóa” trong “kho” sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu của công tác sưu tầm tư liệu, nghiên cứu, biên soạn sách cũng như công tác tuyên truyền, giáo dục lịch sử trong điều kiện cách mạng 4.0. Có thể kể ra 3 dạng tài liệu lịch sử cần được số hóa bổ sung, rồi sau đó có quy định để lưu trữ, chia sẻ trên môi trường số: Một là, các cuốn sách lịch sử (đảng bộ địa phương, lịch sử truyền thống của các ban, ngành, cơ quan, đơn vị) trong toàn tỉnh. Hai là, các tài liệu liên quan đến lịch sử đang lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị cấp tỉnh mà chưa được số hóa (như tại các Ban xây dựng Đảng Tỉnh ủy; Kho lưu trữ – Văn phòng Tỉnh ủy; Trung tâm Lưu trữ tỉnh…). Ba là, các tư liệu lịch sử có liên quan đến lịch sử Đảng bộ tỉnh, lịch sử các ban, ngành, các địa phương, đơn vị đang do các cá nhân quản lý hoặc do từng đơn vị quản lý nhưng chưa được lưu trữ và chia sẻ một cách đồng bộ, thống nhất.

Việc số hóa các tài liệu lịch sử vừa đáp ứng được mong muốn, nguyện vọng của các nhà nghiên cứu, những người quan tâm đến lịch sử, vừa tăng thêm hiệu quả tuyên truyền đến đông đảo mọi tầng lớp nhân dân. Theo tiến sĩ sử học Nguyễn Xuân Minh, nguyên Chủ nhiệm bộ môn Lịch sử Việt Nam cận hiện đại thuộc Khoa Lịch sử, Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên, người đã tham gia biên soạn nhiều cuốn sách lịch sử trên địa bàn tỉnh: Việc số hóa các tài liệu lịch sử là hết sức cần thiết, là xu thế tất yếu của xã hội hiện đại. Số hóa các tài liệu lịch sử mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho các cơ quan quản lí, mà cho cả độc giả nói chung và người nghiên cứu nói riêng.

Với phương pháp truyền thống, việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của các tài liệu gặp nhiều khó khăn do mối, mọt; do đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị… Số hóa sẽ giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu lưu trữ được lâu hơn, đồng thời giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp giảm thiểu tối đa số cán bộ, nhân viên trong các cơ quan lưu trữ; do đó giảm đáng kể nguồn kinh phí cho việc quản lí tài liệu.

(Tiến sĩ sử học Nguyễn Xuân Minh)

Theo TS. Nguyễn Xuân Minh, thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả nói chung, các nhà nghiên cứu lịch sử nói riêng có thể khai thác thông tin ở bất kì đâu và bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng. Phạm vi đối tượng được tiếp cận, sử dụng nguồn tài liệu của cơ quan lưu trữ sẽ tăng lên vì cùng một tài liệu, một lúc có thể cung cấp cho nhiều người sử dụng. Một số dạng tài liệu lưu trữ (như bản mềm các cuốn sách lịch sử) có thể đính chính, chỉnh sửa, bổ sung bởi cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt sẽ rất thuận lợi khi tái bản. Tóm lại, số hóa tài liệu lịch sử sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin một cách nhanh gọn, đơn giản và dễ dàng nhất.

TS. Nguyễn Xuân Minh cho biết thêm: Bản thân đang lưu trữ khá nhiều tài liệu thuộc “hàng độc”, nghĩa là ở bên ngoài không có, và cũng rất muốn các cơ quan chức năng “số hóa” để lưu trữ, phục vụ đông đảo những người đang quan tâm, tìm kiếm. Chẳng hạn, các tài liệu: Chặng đường lịch sử của Chủ tịch Hồ Chí Minh từ Pác Bó (Cao Bằng) đến Tân Trào (Tuyên Quang) (từ ngày 4 đến ngày 21/5/1945); Nhật kí của Đội “Con Nai” thuộc Cục Nghiên cứu chiến lược (OSS) – Allison Kent Thomas; Cuộc dàn xếp tại Genève 1954; Các tỉnh Bắc Kỳ (tỉnh Thái Nguyên – Bản chép tay)

Việc quản lý, chia sẻ các tài liệu lịch sử tại Việt Nam nói chung và tại tỉnh Thái Nguyên nói riêng nhìn chung còn nhiều hạn chế. Theo TS. Minh, hiện nay mỗi lần độc giả muốn khai thác tài liệu lịch sử ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải xin giấy giới thiệu đến Trung tâm Hành chính công rồi mới đến Trung tâm Lưu trữ để khai thác. Tại đây, độc giả chỉ được mượn tài liệu tại chỗ, ghi chép tại chỗ, không được photo như những năm trước. Như vậy, thủ tục hành chính thêm phức tạp và gây khó khăn cho độc giả. Ở một số nơi lưu trữ tài liệu lịch sử của trung ương cũng như tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy, các tài liệu chỉ được xem và ghi chép, không được chụp ảnh (kể cả không dùng đèn flash) mặc dầu đó không phải tài liệu mật hoặc là những tài liệu nội bộ đã có “tuổi đời” vài chục năm. Những vấn đề về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; danh mục tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng; thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử… nhìn chung còn rườm rà, nhiêu khê. Thậm chí có nơi còn chưa cập nhật, ban hành quy định mới về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ được Quốc hội ban hành năm 2011 mà vẫn thực hiện theo quy định cũ, căn cứ vào Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.

Nếu học tập kinh nghiệm của các nước tiên tiến (như câu chuyện ở nước Pháp nêu trên), chúng ta có thể cải tiến để tăng hiệu quả việc lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên cơ sở số hóa tài liệu. Khi đó, độc giả chỉ cần một lần đến Trung tâm để làm thủ tục đăng kí (mang theo các giấy tờ cần thiết để kê khai và chứng minh thông tin), sau đó được ghi danh vào hệ thống và được cấp thẻ hoặc tài khoản cá nhân. Khi độc giả truy cập vào hệ thống để tìm và khai thác tài liệu, căn cứ vào phân quyền, nếu tài liệu đó phù hợp, độc giả sẽ được tự động truy cập hoặc được nhân viên hỗ trợ, giải quyết theo yêu cầu. Việc thanh toán tiền phí (nếu có) và lấy/nhận tài liệu cũng có thể thực hiện theo hình thức tự động hoặc qua nhân viên; độc giả không cần đến tận nơi.

Như vậy, xét cả trên lý luận và thực tiễn, việc số hóa các tài liệu lịch sử là cần thiết, phù hợp với xu thế thời đại, với chủ trương, đường lối của Đảng, sát với Nghị quyết số 01 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số, đáp ứng được nguyện vọng của các nhà nghiên cứu, giáo viên, học sinh, sinh viên và đông đảo những người quan tâm. Hướng đi đã rộng mở và mong rằng sớm được cụ thể hóa để chủ trương, đường lối đó nhanh chóng đi vào cuộc sống.

Trần Thép